џWPC… ћџ2h' ZB0&œ™Б&J'Lexmark Optra R Plus Series PSXNє\  PXPЋXNє\  PXP(жУ9 Z‹6Times New Roman RegularX„uє\  P„P(жУ9 Z‹6Times New Roman Regular„XNє\  PXP(жУ9 Z‹6Times New Roman RegularXМ[є\  PМP(жУ9 Z‹6Times New Roman RegularМXNє\  PXP(жУ9 Z‹6Times New Roman RegularXXZф2МPXP%ф2МA`‹ArialXXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanX x $‹TahomaXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXXNє\  P XPє\  `‹&Times New RomanX„uє\  P „Pє\  `‹&Times New Roman„XNє\  P XPє\  `‹&Times New RomanXXZф2МP XP%ф2МA`‹ArialXМ[є\  P МPє\  `‹&Times New RomanМXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXXZф2МPXP%ф2МA`‹ArialXМ[є\  PМPє\  `‹&Times New RomanМXZф2МPXP%ф2МA`‹ArialXXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  PєPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXМ[є\  PМPє\  `‹&Times New RomanМXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  PєPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXМ[є\  PМPє\  `‹&Times New RomanМXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  PєPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXМ[є\  PМPє\  `‹&Times New RomanМXNє\  PXPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  PєPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  P XPє\  `‹&Times New RomanXМ[є\  P!МPє\  `‹&Times New RomanМXNє\  P"XPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  P#єPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  P$XPє\  `‹&Times New RomanXМ[є\  P%МPє\  `‹&Times New RomanМXNє\  P&XPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  P'єPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  P(XPє\  `‹&Times New RomanXМ[є\  P)МPє\  `‹&Times New RomanМXNє\  P*XPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  P+єPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  P,XPє\  `‹&Times New RomanXМ[є\  P-МPє\  `‹&Times New RomanМXNє\  P.XPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  P/єPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  P0XPє\  `‹&Times New RomanXXZф2МP1XP%ф2МA`‹ArialXXNє\  P2XPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  P3єPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  P4XPє\  `‹&Times New RomanXXZф2МP5XP%ф2МA`‹ArialXXNє\  P6XPє\  `‹&Times New RomanXєAє\  P7єPє\  `‹&Times New RomanєXNє\  P8XPє\  `‹&Times New RomanX Financial Policy of the College of Arms wbordeloTim McDanielџџггггааћџ2Ј.š'!PИ' P*PX,ггггаа_level1С!фг ‚Ј§ га ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџ4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџА4ааи€иСС а ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаа_level2С фг ‚Ј§ га АА` А аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџŒ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАŒ ааииСС а ` ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаа_level3Сфг ‚Ј§ га ААИ А аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАф ааи‚иСС а И ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмааћџ28Pк.P*1Pz3PЪ5_level3Сфг ‚Ј§ га ААИ А аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАф ааи‚иСС а И ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаа_level4Сфг ‚Ј§ га ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџ<”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџА<ааиƒиСС а ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаа_level5С  фг ‚Ј§ га ААhА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџ”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџА”ааи„иСС а hААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаа_level6С  фг ‚Ј§ га ААРА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАьааи…иСС а РААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмааћџ2ŒAPL8Pœ:Pь<PBalloon Text(?@(Šб# x#б б#XNє\  PXP#бŠOutline001_1СABфг ‚Ј§ га ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџ4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџА4ааи€иСС а ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмааћџ2 „PqЯСЛ‚СKƒOutline001_1СABфг ‚Ј§ га ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџ4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџА4ааи€иСС а ААА аааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмааheading 1;7 82Šааб#„uє\  P„P#бзззз ааб#XNє\  PXP#бŠheading 31; <(Šб#XZф2МPXP#бзззз б#XNє\  PXP#бŠheading 249 :+ŠУ Уб#М[є\  PМP#бзззз Ф Фб#XNє\  PXP#бŠћџ2С>„џ„џџџџheading 249 :+ŠУ Уб#М[є\  PМP#бзззз Ф Фб#XNє\  PXP#бŠ3|PŠб#XNє\  P XP#ба ААмм аа аХХлheading 1лŠааб#„uє\  P „P#бззллааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџмљ!џџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмааFinancial Policy of the Laurel Sovereign of Arms Officeл heading 1 лзз ааб#XNє\  P XP#бŠллааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмаалheading 3лŠб#XZф2МP XP#бззллг Ш гй йУ Уб#М[є\  P МP#бХХл heading 3 лзз б#XNє\  PXP#бŠллФ ФвЦмРќ!Цв‡ХХлheading 3лŠб#XZф2МPXP#бззллг Ш гУ Уб#М[є\  PМP#бIntroductionФ Фб#XZф2МPXP#бл heading 3 лзз б#XNє\  PXP#бŠллй йб#єAє\  PєP#бХХ The following Financial Policy serves as an addendum to and is subject to the requirements set forth by the Society for Creative Anachronism, Inc. Financial Policy and governing documents. The Laurel Sovereign of Arms Financial Policy should be reviewed yearly and at the start of each Laurel Sovereign of Arms warrant. This policy will be included as an appendix to the Administrative Handbook of the College of Arms. ‹ Šб#XNє\  PXP#бХХлheading 2лŠУ Уб#М[є\  PМP#бззллBank Account Identification and Structureл heading 2 лзз Ф Фб#XNє\  PXP#бŠллб#єAє\  PєP#бХХ The accounts of the Laurel office will be setup in compliance with SCA Financial Policy. A single signature account may be allowed with appropriate controls being defined and with the approval of the Society Exchequer. б#XNє\  PXP#бХХлheading 2лŠУ Уб#М[є\  PМP#бззллSignatoriesл heading 2 лзз Ф Фб#XNє\  PXP#бŠллб#єAє\  PєP#бХХ The Laurel Sovereign of Arms, College Chancellor of the Exchequer and Society Chancellor of the Exchequer shall all be signatories on the Laurel accounts. Additional signatories may be added if useful. б#XNє\  PXP#бХХлheading 2лŠУ Уб#М[є\  PМP#бззллSegregation of Dutiesл heading 2 лзз Ф Фб#XNє\  PXP#бŠллб#єAє\  PєP#бХХ A Chancellor of the Exchequer will be appointed and warranted by the Laurel Sovereign of Arms and the Society Chancellor of the Exchequer. ‹ Disbursement controls will be implemented sufficient to discourage misappropriation of funds and to ensure proper record keeping. Šб#XNє\  P XP#бХХлheading 2лŠУ Уб#М[є\  P!МP#бззллFinancial Recordsл heading 2 лзз Ф Фб#XNє\  P"XP#бŠллб#єAє\  P#єP#бХХ The College Exchequer will provide to Laurel on a quarterly basis, copies of documents and disks that would allow for the reconstruction of the Laurel officeРРs books. ‹ŒŠб#XNє\  P$XP#бХХлheading 2лŠУ Уб#М[є\  P%МP#бззллFinancial Reporting and Disclosureл heading 2 лзз Ф Фб#XNє\  P&XP#бŠллб#єAє\  P'єP#бХХ The College Chancellor of the Exchequer will provide a report each quarter and at yearЉend to Laurel for review and signature. These reports are for financial activity in the College and include a status report for accounts held by the Laurel office. The signed reports will be forwarded by Laurel to the Society Chancellor of the Exchequer. ‹ Laurel will review the reconciled bank statements monthly. A copy of the Comparative Balance Sheet and Income/Expense Statement from the annual report will be distributed to the College of Arms annually. Šб#XNє\  P(XP#бХХлheading 2лŠУ Уб#М[є\  P)МP#бззллааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџмDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмааFinancial Committee and Expense Authorization Policyл heading 2 лзз Ф Фб#XNє\  P*XP#бŠллааџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџм4Œ ф <”ьDœєLЄџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџџАмааб#єAє\  P+єP#бХХ The Financial committee is responsible for establishment of a financial policy, creation of an annual budget and approval of expenditures outside the annual budget. The Financial Committee will consist of at least Laurel Sovereign of Arms, the deputy Sovereigns of Arms and the College Chancellor of the Exchequer. The committee will consist of a minimum of 3 members. Approval requires a positive response from a majority of the members of the Financial Committee. In the case of a tie LaurelРРs response counts as the tie breaking vote. ‹ ŠThe College Financial Committee will approve the budget for the following year by September 30УУthФФ of the current year. (For example, the 2004 budget will be approved by September 30УУthФФ, 2003). The budget should include the funds for the operation of the College including the publication of the Letters of Acceptances and Returns, travel expenses and supplies required for the operation of the College. Funds from approved budgets can be disbursed without first contacting the financial committee for reЉapproval.УУ ФФ Fully documented receipts must be provided to support all expenses. This rule applies to anyone expecting reimbursements. For College Business, the College Financial Committee must approve all unbudgeted expenditures in advance. The College Financial Committee on a caseЉbyЉcase basis will handle emergency situations. ‹ Šб#XNє\  P,XP#бХХлheading 2лŠУ Уб#М[є\  P-МP#бззллTravel Expensesл heading 2 лзз Ф Фб#XNє\  P.XP#бŠллб#єAє\  P/єP#бХХ A Travel Fund shall be established and budgeted to support the operation of the Laurel office. The fund shall be maintained in two parts: б#XNє\  P0XP#бХХлheading 3лŠб#XZф2МP1XP#бззллг Ш гй йTravel to KWHSл heading 3 лзз б#XNє\  P2XP#бŠллй йб#єAє\  P3єP#бХХ A budgeted amount will be set aside to reimburse the travel expenses of the Laurel and deputy Sovereigns of Arms to attend the annual meeting of the College of Arms, Known World Heraldic Symposium. Any funds remaining at the end of the year will be added into the next yearРРs amount up to a maximum of $4000. б#XNє\  P4XP#бХХлheading 3лŠб#XZф2МP5XP#бззллг Ш гй йOther travel л heading 3 лзз б#XNє\  P6XP#бŠллй йб#єAє\  P7єP#бХХ Other travel would include travel required in the execution of the office such as to Kingdom heraldic symposia and interkingdom wars. Use of these funds is subject to Financial Committee approval prior to the travel. Funds remaining at the end of the year are returned to the general fund. ‹ (Printed December 18, 2002) б#XNє\  P8XP#б